Gestión Estratégica de Costos para la Competitividad Empresarial

Las empresas se enfrentan al reto de ser más competitivas y generar mejores propuestas de valor a sus clientes, no importa cuando leas esto.

Sin embargo, dado el contexto actual, esta premisa encaja hoy con más fuerza y principalmente en las PYMES. Es momento de implementar nuevas estrategias y herramientas administrativas para lograr los objetivos trazados y diferenciarse en el mercado.

Una de las herramientas que cobra hoy real importancia es el análisis de los costos, la cual siendo bien administrada permite tomar decisiones correctas respecto a los presupuestos, márgenes, precio de venta y enfoque de mejoras de procesos que tiene como finalidad ser más rentables y competitivos.

Gestión Estratégica de Costos

El análisis riguroso del costo permitirá conocer, principalmente, cuánto cuesta producir un bien o servicio teniendo en cuenta todos los aspectos que se involucran directa o indirectamente en su realización, desde los recursos de entrada hasta la entrega del producto al cliente.

El objetivo final de esta información es conocer en detalle si un producto o proceso está entregando valor y así mejorar su rendimiento teniendo control sobre los costos para aumentar la rentabilidad de la empresa.

Así mismo, implementar una herramienta para el registro y análisis de los costos, permitirá a las empresas conocer mejor su negocio y tomar decisiones con más asertividad, confianza y rapidez. 

Así es pues que, para que este análisis aporte verdadero valor, deberá realizarse desde la compra, pasando por los procesos internos, productividad de los empleados, hasta la entrega al cliente.

Adicionalmente, el alcance del análisis de costos dependerá de su propósito. Se deberá definir que costos se van a analizar y así determinar qué datos se recopilarán y cómo serán clasificados. 

Finalmente, se persigue el objetivo de balancear la triada Precio – Margen- Costos, partiendo de tener precios competitivos en el mercado y márgenes rentables, lo que se podrá lograr si se impacta la variable controlable por la empresa que son los costos.

¡Tomar decisiones basadas en costos para mejorar la rentabilidad y productividad!

Fundamentos del análisis de costos

El análisis de costos proporciona información esencial sobre el desempeño de cada actividad y proceso en la fabricación de un producto, dando paso a una gestión estratégica del costo con un acercamiento claro a la situación de rentabilidad de la empresa. A partir de la información desglosada del costo, es posible entonces realizar una planificación más realista y definir las acciones más asertivas para alcanzar objetivos de mejora continua en la organización.

Un análisis de costo riguroso y su posterior gestión, permite de una manera acertada:

• Obtener el costo real del producto
• Discriminar el costo por cada etapa, proceso, insumo, materia prima, personas, consumibles, infraestructura y otros.
• Ajustar el margen para aumentar rentabilidad.
• Establecer un precio competitivo de mercado.
• Realizar mejoras enfocadas en los procesos para reducción costos.
• Saber si se está ganado o perdiendo.

Etapas para la Gestión Estratégica de Costos

Previo al análisis para calcular el costo unitario de fabricación de un producto, es indispensable ejecutar actividades de reconocimiento de los procesos.

Esto se logra partiendo de un mapeo de la cadena valor, seguido de un análisis de flujos y actividades. Ahora bien, para realizar el análisis de costo en sí, se recomienda utilizar la herramienta Costeo Total Estándar, la cual se detalla más adelante. Así mismo, posterior al análisis de costos se debe continuar con un análisis de valor agregado de actividades y procesos, para finamente diseñar un plan de mejoramiento que impacte en resultados de productividad y eficiencia.

De esta manera, se da cumplimiento al ciclo de gestión estratégica de costos, cuya finalidad es aumentar la rentabilidad y productividad y por consiguiente la competitividad.

• Mapa de la cadena de valor

Realizar el mapeo de la cadena de valor, es un paso fundamental para ordenar la manera en que se tomarán los datos para el análisis. Permite además, tener en un solo bloque la foto completa del proceso para que posteriormente al análisis se enfoquen las mejoras significativas y se pueda hacer fácilmente una comparación del antes y el después del proceso.

La herramienta recomendada por Enfoque Estratégico Consultoría para realizar el mapeo es el Value Stream Mapping. Esta herramienta pertenece a la metodología Lean six sigma y es el punto de partida de muchas de las metodologías de mejora continua.

En síntesis, el Value Stream Mapping:

• Analiza los flujos de materiales e información que se requieren para poner a disposición del cliente un producto o servicio.
• Identificar todas las actividades en la planificación y la fabricación de un producto, para así poder encontrar oportunidades de mejora en toda la cadena y no en procesos aislados.
• Permite obtener una imagen de la situación actual del proceso, para poder utilizarla como punto de partida en el cambio.

• Análisis de flujos y recursos

  Uno de los pasos dentro del Value Stream Mapping en el análisis de flujos y recursos. En este análisis se levantan datos como:

  • Estudio de tiempos y movimientos
  • Recursos
  • Consumos
  • Infraestructura

• Análisis del costo: Costeo Total Estándar
  

  Existen varias herramientas para el análisis de costos, las cuales dependen del objetivo a alcanzar, además de si el enfoque es en el área contable o los procesos. Entre las más comunes se encuentran: costo por absorción, costeo directo y costo basado en actividades (ABC). Sin embargo, una de las herramientas que consideramos más completas, persiguiendo el objetivo de la productividad y competitividad empresarial es El Costeo Total Estándar (tiene en cuenta la base de costos estándar y el ABC). Esta herramienta, contiene bases de análisis aplicado en el sector automotriz, el cual usa un riguroso método de segmentación del costo para cada parte producida, permitiendo así obtener el valor del costo de cada unidad.

  Esta metodología nos sirve como base fundamental para evaluar la eficiencia de una actividad y en general de la operación de la empresa.

  Dentro de este análisis se tiene en cuenta 4 categorías donde se agrupan los costos de acuerdo con su naturaleza. Estos son: Compras, Procesos de fabricación, Gastos generales y Costos de Producto Terminado.

• Indicadores, VAO y Plan de Mejora

  Una vez realizado los cálculos y obtenido los datos de costos en cada categoría y el total, se procede a la etapa de mejoramiento, donde el objetivo es definir acciones de mejora para reducir los costos asociados a actividades, productos o procesos identificado como ineficientes, improductivos o con sobrecostos.  

  Las etapas de mejoramiento parten de un levantamiento de indicadores de productividad, un análisis de valor agregado de actividades (VAO) y posteriormente un plan de mejora. La etapa de mejoramiento cuenta con implementación de herramientas Lean manufacturing y Six Sigma, que varían dependiendo de la madurez y complejidad de los procesos y la propia empresa.

  
  Dentro del plan de mejora se priorizan las acciones identificadas en el análisis de costos como de mayor impacto en la reducción de costos totales

• Aplicativo web: Costeo total estándar

   

  Enfoque Estratégico Consultoría pone a su disposición un aplicativo web para el análisis guiado y simple de los costos de su producto entregado al cliente.